Pflichtunterweisungen sind für Sie als Arbeitgeber keine Option, sondern ein Muss. Sie wissen, dass Arbeitsschutz weit mehr als eine gesetzliche Verpflichtung ist, er spiegelt Ihre Unternehmenskultur wider. Alle Maßnahmen, die Sie für die Sicherheit Ihrer Beschäftigten ergreifen, schützen nicht nur vor Unfällen und gesundheitlichen Schäden, sondern steigern auch die Produktivität und das Vertrauen in Sie.

Vielleicht ist Ihnen nicht bewusst, dass Sie bereits ab dem ersten versicherungspflichtigen Angestellten gesetzliche Vorgaben zur Arbeitssicherheit erfüllen müssen. Dennoch werden Sicherheitsmaßnahmen in der Praxis oft vernachlässigt, sei es aus Zeitmangel, unklaren Zuständigkeiten oder fehlendem Wissen. Die weitreichenden Konsequenzen werden häufig erst dann erkannt, wenn es zu spät ist.

1. Problembewusstsein: Warum sind Pflichtunterweisungen wichtig?

Unfallgefahren und Gesundheitsrisiken

Arbeitsunfälle können schwerwiegende Konsequenzen haben, sowohl für die Betroffenen als auch für Sie als Arbeitgeber. Verletzungen, lange Ausfallzeiten, rechtliche Auseinandersetzungen oder sogar bleibende Schäden können die Folge sein. Untersuchungen des Unfallgeschehens zeigen, dass viele Arbeitsunfälle durch fehlende oder unzureichende Unterweisungen entstehen.

Haftungsrisiken für Arbeitgeber

Sie sind gemäß § 12 des Arbeitsschutzgesetzes (ArbSchG) verpflichtet, Ihre Beschäftigten regelmäßig über Gefahren und Schutzmaßnahmen zu unterweisen. Die Einhaltung dieser Vorgaben schützt Ihr Unternehmen auch vor finanziellen und rechtlichen Risiken. So beliefen sich laut DGUV die Einnahmen aus Buß- und Zwangsgeldern im Jahr 2023 auf 4.484.987 €. Ein klarer Hinweis darauf, dass Arbeitsschutzvorschriften konsequent durchgesetzt werden – und dass sich präventive Maßnahmen langfristig für alle auszahlen.

Produktivitätsverluste und Betriebsausfälle

Ein sicherer Arbeitsplatz zahlt sich aus. Arbeitsunfälle beeinträchtigen nicht nur den Betriebsablauf, sondern auch die Motivation und das Vertrauen Ihrer Belegschaft. Wenn Sie eine starke Sicherheitskultur etablieren, profitieren Sie von weniger Ausfällen, höherer Produktivität und zufriedeneren Mitarbeitern.

2. Gesetzliche Pflichten: Was muss ich beachten?

Als Arbeitgeber sind Sie gesetzlich verpflichtet, ihre Beschäftigten regelmäßig über Sicherheits- und Gesundheitsrisiken sowie geeignete Schutzmaßnahmen zu unterweisen. Die wichtigsten rechtlichen Grundlagen dafür sind:

  • Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG): Dieses Gesetz regelt die grundsätzliche Unterweisungspflicht und schreibt vor, dass Sie Ihre Beschäftigten über Gefahren und Schutzmaßnahmen informieren müssen (§ 12 ArbSchG).
  • DGUV Vorschrift 1 "Grundsätze der Prävention": Die Berufsgenossenschaften fordern in §4 regelmäßige Unterweisungen, insbesondere bei neuen Arbeitsmitteln, veränderten Arbeitsprozessen oder nach Unfällen.
  • Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV, § 12): Sie müssen Ihre Beschäftigten im sicheren Umgang mit Arbeitsmitteln schulen.

  • Gefahrstoffverordnung (GefStoffV, § 14) Wenn Ihre Beschäftigten mit Gefahrstoffen arbeiten, benötigen sie spezielle Unterweisungen, um Gesundheitsrisiken zu minimieren.


Inhalt und Häufigkeit - Wann und worüber muss ich die Belegschaft unterweisen?

Pfichtunterweisungen müssen alle sicherheitsrelevanten Themen abdecken, darunter Gefährdungsbeurteilungen, Notfallmaßnahmen, den Umgang mit Gefahrstoffen und persönliche Schutzausrüstung. Wie oft eine Unterweisung erfolgen muss, hängt von der jeweiligen Tätigkeit und den damit verbundenen Risiken ab.


Sie müssen Unterweisungen immer dann durchführen, wenn:
  • eine neue Tätigkeit aufgenommen wird, sei es durch neues Personal oder bei veränderten Aufgabenbereichen.
  • Sie neue Arbeitsmittel oder Technologien einführen.
  • sich im Betrieb ein Unfall oder Beinaheunfall ereignet hat.
  • sich gesetzliche oder betriebliche Vorschriften ändern.

Darüber hinaus müssen Sie mindestens einmal jährlich eine Wiederholungsunterweisung durchführen. In sicherheitskritischen Bereichen oder für besonders gefährdete Personengruppen, wie Jugendliche oder Auszubildende, sind kürzere Intervalle vorgeschrieben.


Welche Unterweisungen sind Pflicht für alle Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer?

Welche Unterweisungen für Ihre Angestellten Pflicht sind, hängt von der Art Ihres Unternehmens und den darin eingesetzten Maschinen oder Anlagen ab. Ein Versicherungsbüro benötigt andere Schulungen als ein Transportunternehmen oder ein Entsorgungsbetrieb, der mit Chemikalien arbeitet.

Unabhängig von Ihrer Branche, Tätigkeit, Position oder Unternehmensgröße gibt es jedoch grundlegende Sicherheitsthemen, die für alle Beschäftigten gelten. Als Arbeitgeber müssen Sie sicherstellen, dass alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter über folgende Themen informiert sind:

  • Allgemeiner Arbeitsschutz: Rechte und Pflichten im Arbeitsschutz, Verantwortlichkeiten im Betrieb.
  • Brandschutz: Verhalten im Brandfall, Umgang mit Feuerlöschern, Flucht- und Rettungswege.
  • Erste Hilfe: Notrufnummern, Standorte von Erste-Hilfe-Material, Verhalten bei Unfällen.
  • Datenschutz und IT-Sicherheit: Sensibler Umgang mit Daten, Schutz vor Cyberangriffen.
Jede Pflichtunterweisung sollten Sie durch betriebsspezifische Inhalte ergänzen.


Dokumentation

Wichtig ist, dass Sie Unterweisungen ordnungsgemäß dokumentieren, um nachweisen zu können, dass Sie die gesetzlichen Pflichten erfüllt haben. Eine vollständige Dokumentation sollte die folgenden Punkte enthalten:
  • Inhalte der Schulung
  • Teilnehmerliste
  • Name des durchführenden Verantwortlichen
  • Datum der Unterweisung

Fehlt dieser Nachweis, werden Ihre Unterweisungen rechtlich nicht anerkannt – mit potenziellen Konsequenzen für Sie als Arbeitgeber.

3. Lösungsmöglichkeiten: Wie kann ich als Arbeitgeber die Pflichtunterweisung effizient umsetzen?

Die Umsetzung der Unterweisungspflicht kann eine Herausforderung sein. Klassische Präsenzschulungen sind oft aufwendig und ressourceninteniv. Digitale Lösungen bieten Ihnen eine flexible und zeitsparende Alternative.

Interne Schulungen

Sie können Unterweisungen intern durchführen, indem sie geschulte Mitarbeiter als Trainer einsetzen. Dies ermöglicht Ihnen, die Schulungsinhalte direkt auf Ihre betrieblichen Abläufe und spezifischen Risiken abzustimmen. Allerdings erfordern sie viel Zeit, Organisation und geeignetes Fachpersonal. Die DGUV-Information 211-005 "Unterweisung – Bestandteil des betrieblichen Arbeitsschutzes“ bietet Ihnen einen hervorragenden Leitfaden, wenn Sie das Thema selbst in die Hand nehmen wollen.

Externe Schulungen

Professionelle Trainer bringen Fachwissen und Erfahrung mit, sind aber mit höheren Kosten und geringer Flexibilität verbunden. Das liegt auch daran, dass Sie alle Teilnehmer zu einem festen Termin freistellen müssen.

Digitale Lösungen

E-Learning-Plattformen und Online-Unterweisungen ermöglichen es Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, sich zeit- und ortsunabhängig weiterzubilden. Inhalte können im eigenen Tempo bearbeitet und bei Bedarf wiederholt werden. Ein weiterer Vorteil für Sie: Die Dokumentation erfolgt automatisch und kann jederzeit von Ihnen abgerufen werden.

Wenn Sie eine effiziente und umfassende Lösung suchen, bietet die Kroschke SIGN Academy moderne digitale Unterweisungen mit automatischer Dokumentation und voller Transparenz über den Schulungsstand aller Beschäftigten.


Rechtssicherheit von Online-Unterweisungen

Digitale Unterweisungen sind eine zeitgemäße Möglichkeit, Ihre Schulungspflichten effizient zu erfüllen – doch sind sie auch rechtssicher? Die Antwort lautet: Ja, wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind:
  • Interaktivität: Die Schulung muss so gestaltet sein, dass sie das Verständnis der Teilnehmenden überprüft, beispielsweise durch Quizfragen oder Wissenstests.
  • Dokumentation: Der Nachweis über die Teilnahme und den erfolgreichen Abschluss ist lückenlos und nachvollziehbar zu speichern.
  • Personenbezug: Es muss eindeutig erkennbar sein, dass die jeweilige Person die Unterweisung selbst absolviert hat.
  • Aktualität: Die Inhalte sind regelmäßig zu überprüfen und an neue gesetzliche Vorgaben oder betriebliche Änderungen anzupassen.
  • Kommunikation: Beschäftigte müssen jederzeit die Möglichkeit haben, Fragen zu stellen und mit Führungskräften oder Fachverantwortlichen zu kommunizieren. Dies kann über Chat-Funktionen, Kontaktformulare oder persönliche Ansprechpartner erfolgen. Entscheidend ist, dass Sie Unklarheiten zeitnah klären.
  • Rechtliche Grundlage: Die überarbeitete DGUV Vorschrift 2 bestätigt ausdrücklich, dass Unterweisungen auch digital erfolgen können, sofern die zuvor genannten Rahmenbedingungen erfüllt sind. Das heißt, Sie können Ihre Unterweisungsverpflichtung rechtssicher digital erfüllen.


Fazit: Pflichtunterweisungen als Chance für mehr Sicherheit und Effizienz

Regelmäßige Unterweisungen sind eine Investition in die Sicherheit, Produktivität und Rechtssicherheit Ihres Unternehmens. Wenn Sie das Thema ernst nehmen, profitieren Sie von weniger Unfällen, geringeren Haftungsrisiken und einer stärkeren Sicherheitskultur.

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